Implementing Artificial Intelligence in the Judiciary: Towards a New Digitalization Strategy for the Polish Judicial System
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0000-0001-6587-4372 Date
2026
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Publisher
SGH Publishing House
Abstract
The chapter examines the need for a new digitalisation strategy for the Polish judiciary, with particular attention to the role of artificial intelligence. Its starting point is the observation that, despite the development of digital public services in other areas of administration, core judicial processes in Poland remain largely analogue, paper-based and insufficiently interoperable. The author argues that previous digitalisation initiatives in the Polish justice system have been fragmented and have not produced a strategic qualitative transformation. While electronic land registers and the National Court Register are important examples of successful court-related digital services, they do not solve the operational problems of courts dealing with civil, family, criminal, labour and social insurance cases. The chapter therefore shifts attention from isolated registers and partial tools to the need for end-to-end digital transformation of judicial proceedings: from case filing and document circulation to hearings, judgments, electronic service, anonymisation and analytical reuse of judicial data. A key contribution of the chapter is the distinction between digitisation, digitalisation and digital transformation. On this basis, the author proposes a strategic model built around four main objectives: improving the administration of justice, increasing access to courts, strengthening reporting and analytics, and developing digital competences among justice system users. The model is also framed by fundamental principles: the rule of law, judicial independence, the right to a fair trial and judicial protection, non-discrimination, personal data protection and digital inclusion. The chapter further formulates implementation principles for judicial digital transformation: early stakeholder participation, accountability and transparency, interoperability, parallel development of legal and digital solutions, consideration of AI-based tools, and accessibility on both desktop and mobile devices. Artificial intelligence is presented not as a replacement for judges, but as a supporting layer for court administration and adjudication-related processes, including transcription, legal research, similar-case identification, citizen assistance, anonymisation, workload analysis, planning and selected document-generation tasks. An important original element of the chapter is the proposed layered IT strategy for the judiciary: a core layer for case filing, workflow and document management; a mobile layer for selected user-facing services; an analogue complementary layer protecting digitally excluded users; and an AI-based layer that can support different stages of judicial proceedings. This framework links technological modernisation with access to justice, constitutional safeguards and responsible public-sector innovation. The chapter contributes a strategic and managerial perspective to the debate on AI and court digitalisation.Rozdział analizuje potrzebę opracowania nowej strategii cyfryzacji polskiego sądownictwa, ze szczególnym uwzględnieniem potencjału i ryzyk związanych z wdrażaniem sztucznej inteligencji. Punktem wyjścia jest diagnoza, że mimo rozwoju e-usług w innych obszarach administracji publicznej, podstawowe procesy sądowe w Polsce nadal pozostają w dużej mierze analogowe, oparte na papierowym obiegu akt, tradycyjnej korespondencji i ograniczonej interoperacyjności systemów. Autor wskazuje, że dotychczasowe działania informatyzacyjne w sądownictwie miały charakter fragmentaryczny i nie doprowadziły do strategicznej zmiany jakościowej. Sukcesy takie jak elektroniczne księgi wieczyste czy Krajowy Rejestr Sądowy nie rozwiązują problemów sądów rozpoznających sprawy cywilne, rodzinne, karne, pracownicze czy ubezpieczeniowe. W centrum rozważań znajduje się więc nie sama digitalizacja pojedynczych rejestrów, lecz potrzeba całościowej transformacji cyfrowej obejmującej obsługę sprawy od jej wniesienia, przez zarządzanie dokumentami i rozprawą, aż po wydanie, doręczenie, anonimizację i analityczne wykorzystanie orzeczenia. Istotnym wkładem tekstu jest rozróżnienie między digitalizacją materiałów, cyfryzacją usług i właściwą transformacją cyfrową organizacji. Autor proponuje model strategii oparty na czterech głównych celach: usprawnieniu działania wymiaru sprawiedliwości, zwiększeniu dostępności sądu, wzmocnieniu sprawozdawczości i analityki oraz rozwoju kompetencji użytkowników systemu. Wskazuje również zasady podstawowe, które powinny ograniczać i ukierunkowywać wykorzystanie technologii: praworządność, niezależność sądów, prawo do sądu, niedyskryminację, ochronę danych osobowych oraz przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu. Rozdział proponuje także zasady wdrożeniowe: wczesny udział interesariuszy, rozliczalność i transparentność, interoperacyjność, równoległe projektowanie rozwiązań prawnych i cyfrowych, uwzględnianie możliwości AI oraz dostępność usług na komputerach i urządzeniach mobilnych. Sztuczna inteligencja jest traktowana nie jako substytut sędziego, lecz jako narzędzie wspierające organizację pracy sądów, analizę danych, transkrypcję, wyszukiwanie podobnych spraw, obsługę obywatela, anonimizację, planowanie pracy, analizę obciążenia sądów i przygotowywanie niektórych dokumentów. Ważnym elementem tekstu jest autorska propozycja warstw strategii IT dla sądownictwa: warstwy podstawowej, mobilnej, komplementarnej analogowej oraz warstwy rozwiązań opartych na AI. Takie ujęcie pozwala łączyć modernizację sądów z ochroną osób wykluczonych cyfrowo i z zachowaniem konstytucyjnych gwarancji postępowania. Rozdział wnosi do debaty o cyfryzacji sądownictwa ramę strategiczną, która łączy zarządzanie publiczne, technologie informacyjne, sztuczną inteligencję, dostęp do wymiaru sprawiedliwości i zasady państwa prawa.Le chapitre analyse la nécessité d’élaborer une nouvelle stratégie de numérisation de la justice polonaise, en accordant une attention particulière au rôle de l’intelligence artificielle. Le point de départ est le constat que, malgré le développement des services publics numériques dans d’autres domaines de l’administration, les processus judiciaires essentiels en Pologne restent largement analogiques, fondés sur le papier et insuffisamment interopérables. L’auteur soutient que les initiatives antérieures de numérisation de la justice polonaise ont été fragmentaires et n’ont pas produit de transformation stratégique de grande ampleur. Les registres fonciers électroniques ou le registre judiciaire national constituent certes des exemples importants de services numériques liés aux tribunaux, mais ils ne résolvent pas les problèmes opérationnels des juridictions traitant les affaires civiles, familiales, pénales, sociales ou du travail. Le chapitre déplace donc l’attention vers la transformation numérique complète de la procédure judiciaire : dépôt de l’affaire, circulation des documents, gestion des audiences, décisions, notification électronique, anonymisation et réutilisation analytique des données judiciaires. Un apport essentiel du texte réside dans la distinction entre numérisation des matériaux, numérisation des services et transformation numérique de l’organisation. Sur cette base, l’auteur propose un modèle stratégique fondé sur quatre objectifs principaux : améliorer le fonctionnement de la justice, accroître l’accès aux tribunaux, renforcer le reporting et l’analyse des données, et développer les compétences numériques des utilisateurs du système judiciaire. Le modèle est encadré par des principes fondamentaux : État de droit, indépendance judiciaire, droit à un procès équitable et à une protection juridictionnelle, non-discrimination, protection des données personnelles et inclusion numérique. Le chapitre formule également des principes de mise en œuvre : participation précoce des parties prenantes, responsabilité et transparence, interopérabilité, développement parallèle des solutions juridiques et numériques, prise en compte des outils fondés sur l’intelligence artificielle, et accessibilité sur ordinateurs comme sur appareils mobiles. L’intelligence artificielle n’est pas présentée comme un substitut au juge, mais comme une couche d’appui pour l’administration des tribunaux et certaines activités liées au jugement, notamment la transcription, la recherche juridique, l’identification d’affaires similaires, l’assistance aux citoyens, l’anonymisation, l’analyse de la charge de travail, la planification et certaines tâches de génération de documents. Un élément original important du chapitre est la proposition d’une stratégie informatique en plusieurs couches pour la justice : une couche centrale pour le dépôt des affaires, le workflow et la gestion documentaire ; une couche mobile pour certains services destinés aux usagers ; une couche analogique complémentaire protégeant les personnes exclues du numérique ; et une couche fondée sur l’IA susceptible de soutenir différentes étapes de la procédure judiciaire. Ce cadre relie la modernisation technologique à l’accès à la justice, aux garanties constitutionnelles et à l’innovation responsable dans le secteur public.El capítulo examina la necesidad de una nueva estrategia de digitalización del sistema judicial polaco, con especial atención al papel de la inteligencia artificial. Su punto de partida es la constatación de que, pese al desarrollo de servicios públicos digitales en otros ámbitos de la administración, los procesos judiciales básicos en Polonia siguen siendo en gran medida analógicos, basados en papel y con una interoperabilidad limitada. El autor sostiene que las iniciativas de digitalización emprendidas hasta ahora en la justicia polaca han sido fragmentarias y no han producido una transformación estratégica de carácter cualitativo. Los registros electrónicos de la propiedad o el registro judicial nacional son ejemplos relevantes de servicios digitales vinculados a los tribunales, pero no resuelven los problemas operativos de los órganos que conocen de asuntos civiles, familiares, penales, laborales o de seguridad social. Por ello, el capítulo desplaza el enfoque desde registros aislados y herramientas parciales hacia la transformación digital integral del procedimiento judicial: presentación de demandas, circulación de documentos, gestión de audiencias, resoluciones, notificaciones electrónicas, anonimización y reutilización analítica de datos judiciales. Una aportación central del texto es la distinción entre digitalización de materiales, digitalización de servicios y transformación digital de la organización. Sobre esta base, el autor propone un modelo estratégico estructurado en torno a cuatro objetivos principales: mejorar la administración de justicia, ampliar el acceso a los tribunales, reforzar la información de gestión y el análisis de datos, y desarrollar competencias digitales entre los usuarios del sistema judicial. El modelo se enmarca en principios fundamentales: Estado de derecho, independencia judicial, derecho a un juicio justo y a la tutela judicial, no discriminación, protección de datos personales e inclusión digital. El capítulo formula además principios de implementación: participación temprana de las partes interesadas, rendición de cuentas y transparencia, interoperabilidad, desarrollo paralelo de soluciones jurídicas y digitales, consideración de herramientas basadas en inteligencia artificial, y accesibilidad tanto en ordenadores como en dispositivos móviles. La inteligencia artificial no se presenta como sustituto del juez, sino como una capa de apoyo para la administración judicial y determinadas actividades relacionadas con el proceso, como la transcripción, la investigación jurídica, la identificación de casos similares, la atención al ciudadano, la anonimización, el análisis de carga de trabajo, la planificación y algunas tareas de generación documental. Un elemento original importante del capítulo es la propuesta de una estrategia informática por capas para la justicia: una capa central para la presentación de casos, el flujo de trabajo y la gestión documental; una capa móvil para determinados servicios orientados al usuario; una capa analógica complementaria para proteger a las personas excluidas digitalmente; y una capa basada en IA que pueda apoyar distintas fases del procedimiento judicial. Este marco vincula la modernización tecnológica con el acceso a la justicia, las garantías constitucionales y la innovación responsable en el sector público.O capítulo examina a necessidade de uma nova estratégia de digitalização do sistema judicial polonês, com especial atenção ao papel da inteligência artificial. O ponto de partida é a constatação de que, apesar do desenvolvimento de serviços públicos digitais em outras áreas da administração, os processos judiciais essenciais na Polônia continuam em grande medida analógicos, baseados em papel e com interoperabilidade limitada. O autor argumenta que as iniciativas de digitalização realizadas até agora no sistema de justiça polonês foram fragmentadas e não produziram uma transformação estratégica qualitativa. Registros eletrônicos de imóveis ou o registro judicial nacional são exemplos relevantes de serviços digitais ligados aos tribunais, mas não resolvem os problemas operacionais dos órgãos que julgam causas cíveis, familiares, penais, trabalhistas ou previdenciárias. O capítulo, portanto, desloca o foco de registros isolados e ferramentas parciais para a transformação digital completa do procedimento judicial: propositura da ação, circulação de documentos, gestão de audiências, decisões, notificações eletrônicas, anonimização e reutilização analítica de dados judiciais. Uma contribuição central do texto é a distinção entre digitalização de materiais, digitalização de serviços e verdadeira transformação digital da organização. Com base nisso, o autor propõe um modelo estratégico construído em torno de quatro objetivos principais: melhorar a administração da justiça, ampliar o acesso aos tribunais, fortalecer relatórios e análises de dados, e desenvolver competências digitais entre os usuários do sistema judicial. O modelo é estruturado por princípios fundamentais: Estado de direito, independência judicial, direito a um julgamento justo e à proteção jurisdicional, não discriminação, proteção de dados pessoais e inclusão digital. O capítulo também formula princípios de implementação: participação precoce das partes interessadas, responsabilidade e transparência, interoperabilidade, desenvolvimento paralelo de soluções jurídicas e digitais, consideração de ferramentas baseadas em inteligência artificial, e acessibilidade em computadores e dispositivos móveis. A inteligência artificial não é apresentada como substituto do juiz, mas como uma camada de apoio à administração dos tribunais e a certas atividades relacionadas ao processo, como transcrição, pesquisa jurídica, identificação de casos semelhantes, atendimento ao cidadão, anonimização, análise de carga de trabalho, planejamento e algumas tarefas de geração de documentos. Um elemento original importante do capítulo é a proposta de uma estratégia de TI em camadas para o judiciário: uma camada central para protocolo, fluxo de trabalho e gestão documental; uma camada móvel para determinados serviços voltados ao usuário; uma camada analógica complementar para proteger pessoas digitalmente excluídas; e uma camada baseada em IA capaz de apoiar diferentes etapas do procedimento judicial. Esse quadro conecta a modernização tecnológica ao acesso à justiça, às garantias constitucionais e à inovação responsável no setor público.
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Małecki-Tepicht Ł., Implementing Artificial Intelligence in the Judiciary: Towards a New Digitalization Strategy for the Polish Judicial System, ed. Wyrozębski P., Karwowski K. (red). (2026), Facing Uncertainty. Contemporary Social Sciences in SGH Doctoral Research, SGH Publishing House, pp. 233-257